Технико-юридическая стадия исполнения договора

Суть данной стадии заключается в проверке исполненного одной из сторон обязательства по количеству и качеству, а также в документальном подтверждении факта исполнения.

Лицо, принимающее исполнение, обязано предоставить другой стороне соответствующий документ. Только исполнение обязательства прекращает его действие для обязанной стороны. Кроме того, пока у обязанной стороны нет подтверждения о том, что ее обязательства исполнены, в юридическом смысле она продолжает оставаться должником, даже если фактически свои обязательства и выполнила. Любое исполнение обязательства должно быть документально оформлено.

Документальным подтверждением исполнения обязательств могут быть:

Составление и оформление документов о приемке-сдаче товаров (работ, услуг) имеют большое юридическое значение.

Приемка продукции, товаров по количеству производится по таким сопроводительным документам, как счет-фактура, спецификация, опись, упаковочные ярлыки, накладные и т.д. При приемке продукции (товаров) от предприятий получатель обязан проверить обеспеченность сохранности груза при перевозке (исправность пломб и тары, наличие маркировки и т.д.).

Случаи, когда гражданское законодательство требует составить акт об исполнении договора можно пересчитать по пальцам. В основном это сделки, объектом которых является недвижимость. Так, акт необходимо оформить при передаче покупателю зданий, сооружений или предприятия, а также при передаче этих объектов в аренду. Из сделок, не связанных с передачей вещей, составлять акт или аналогичный документ требуется при приемке работ договору строительного подряда. Не возбраняется изготовить такой акт и по «обычному» подрядному контракту, но это уже полностью на усмотрение сторон. В остальных случаях по умолчанию составлять какие-либо документы об исполнении обязательств не требуется.

Акт можно признать первичным документом далеко не всегда. Если форма документа предусмотрена в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации (например, товарная накладная по форме № ТОРГ-12, которую применяют при передаче товара в торговых операциях, утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132) применять нужно именно ее. И никакой другой документ (в том числе акт) ее не заменит. Именно благодаря тому, что для торговых операций предусмотрены унифицированные формы первичных документов, в большинстве случаев бухгалтерии оказывается достаточно накладной. Исключения могут быть, например, когда данные поставщика и покупателя по качеству и количеству товаров разойдутся. В этом случае нужно составить акт по форме № ТОРГ-2 (ТОРГ-3 для импортных товаров).

Общих унифицированных форм для работ или услуг не предусмотрено. Существуют лишь отдельные формы для конкретных ситуаций. При сдаче (передаче) — приемке работ, услуг, товаров детальное регламентирование действий сторон необходимо для подтверждения исполнения одной из сторон обязательства по количеству и качеству предмета договора, а также для документального подтверждения факта исполнения. При приемке строительных работ (напомним, что составлять акт в таком случае обязательно) нужно применять формы, предусмотренные постановлением Госкомстата России от 11.11.99 № 100 (Формы № КС-2 «Акт о приемке выполненных работ», КС-3 «Справка о стоимости выполненных работ и затрат» и т.д.).

Лицо, принимающее исполнение обязательства по договору, обязано представить передающей стороне соответствующий документ о приемке работ, услуг, товаров. Исполнение обязательства прекращает его действие для обязанной стороны, в связи, с чем исполнение обязательства непременно должно быть оформлено документально путем составления акта сдачи-приемки товаров (работ, услуг), получения квитанции от транспортной организации об отгрузке товара в адрес грузополучателя; расписки получателя; иного документа либо свидетельства.

При обнаружении недостачи продукции (товара) получатель должен приостановить дальнейшую приемку и вызвать для участия в продолжении приемки и составлении акта представителя одногороднего отправителя. Представитель иногороднего поставщика вызывается в случаях, предусмотренных специальными правилами либо договором.

Составление акта о недостаче — при неявке представителя отправителя либо когда вызов представителя является необязательным производится с участием незаинтересованного предприятия или представителя общественности предприятия-получателя. В одностороннем порядке акт составляется предприятием-получателем в том случае, если отправитель согласен на одностороннюю приемку продукции (товара).

Приемка продукции, товаров по качеству производится по сопроводительным документам, удостоверяющим качество поставленной продукции (товаров) — технический паспорт, сертификат, удостоверение о качестве и т.д. Акт о скрытых недостатках должен быть составлен в течение пяти дней после обнаружения недостатков, но не позднее четырех месяцев со дня поступления продукции (товаров) на склад покупателя.

Участие представителя поставщика в составлении акта о качественных недостатках регламентируется аналогично его участию в составлении акта недостачи по количеству с некоторыми дополнениями.

Акт приемки продукции (товаров) по количеству и качеству является основанием для предъявления поставщику соответствующей претензии. Нарушение правил приемки влечет за собой отказ в возмещении стоимости недостающей продукции.

На практике очень часто в качестве подтверждения исполнения денежного обязательства по договору используется платежное поручение с отметкой банка о принятии поручения к исполнению. Однако в соответствии со ГК РФ при расчетах платежным поручением банк лишь обязуется по поручению плательщика за счет средств, находящихся на его счете, перевести определенную денежную сумму на счет указанного плательщиком лица, а не дает гарантию осуществления перевода, так как денежных средств на расчетном счете плательщика может просто не быть. Данная практика носит фиктивный характер и не может свидетельствовать об исполнении денежного обязательства стороной по договору.

* Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: а) наименование документа; б) дату составления документа; в) наименование организации, от имени которой составлен документ; г) содержание хозяйственной операции; д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; ж) личные подписи указанных лиц».

И чаще всего именно акт выполненных работ и услуг, содержащий эти реквизиты, играет роль столь важного учетного документа. Кроме бухгалтерских резонов, в пользу составления актов есть еще один, и не менее существенный: налоговый.

* По дате дата подписания акта приемки передачи имущества (работ услуг) в налоговом учете определяют дату признания доходов от безвозмездно полученного имущества, и материальных расходов на работы и услуги производственного характера.

Если не составить акт, возникнет неопределенность в том, на какую дату признавать доходы и расходы. А значит, у налоговиков появится повод выдвинуть собственную (разумеется, не в пользу компании) версию и на ее основании доначислить пени и, возможно, штрафы за несвоевременное отражение в учете хозяйственных операций.

Ежемесячные акты при аренде не нужны. Но у проблемы есть еще один аспект: надо ли составлять промежуточные акты по длящимся услугам? Арендным расходам компании ничего не угрожает и без ежемесячного оформления услуг. Для учета расходов по аренде достаточно договора аренды, акта приема-передачи имущества, счетов и платежных поручений.. Аренда не является услугой ни в гражданском, ни в налоговом праве. В ГК РФ договоры аренды и возмездного оказания услуг регулируются разными и не связанными друг с другом главами. А в НК РФ термин аренда не подпадает под определение услуги для целей налогообложения. При аренде потребности арендатора удовлетворяются за счет пользования чужой вещью (материальным объектом), а не за счет деятельности арендодателя.

АИСС БКБ, www.orioncom.ru, tel (495) 783-5510